Política de tratamiento de datos 
Black Box Films

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

BLACK BOX FILMS S.A.S.

NIT: 901.129.616-0
Correo electrónico: blackboxfilmscol@gmail.com
 

1. INTRODUCCIÓN

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BLACK BOX FILMS S.A.S., identificada con NIT 901.129.616-0, en adelante “BLACK BOX FILMS”, reconoce la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales de sus clientes, proveedores, trabajadores, contratistas, talentos, extras, actores, participantes en procesos de casting y demás personas cuyos datos sean objeto de tratamiento por parte de la sociedad.

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y las demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan, BLACK BOX FILMS adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Esta política establece los lineamientos aplicables a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, consulta, modificación, supresión y, en general, al tratamiento de datos personales realizado por BLACK BOX FILMS.

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2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

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El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Razón social: BLACK BOX FILMS S.A.S.
NIT: 901.129.616-0
Correo electrónico: blackboxfilmscol@gmail.com
Ciudad: Bogotá

Los titulares de los datos personales podrán comunicarse con BLACK BOX FILMS a través del correo electrónico:

blackboxfilmscol@gmail.com

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3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

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La presente política se aplica a todos los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, consultados, transmitidos, transferidos, actualizados o tratados por BLACK BOX FILMS, independientemente del medio utilizado para su recolección.

La política aplica, entre otros, a los datos de:

• Extras.

• Talentos.

• Actores.

• Participantes en procesos de casting.

• Clientes.

• Proveedores.

• Contratistas.

• Trabajadores y colaboradores.

• Personas que se registren en la base de datos de BLACK BOX FILMS.

• Personas que contacten a BLACK BOX FILMS a través de su página web, formularios, correo electrónico, redes sociales, aplicaciones de mensajería u otros canales.

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4. DEFINICIONES

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Para efectos de esta política se adoptan, entre otras, las siguientes definiciones:

4.1. Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

4.2. Titular

Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

4.3. Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, consulta, actualización, modificación, transmisión o supresión.

4.4. Responsable del tratamiento

Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

4.5. Encargado del tratamiento

Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

4.6. Base de datos

Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

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5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS

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BLACK BOX FILMS aplicará los siguientes principios:

5.1. Principio de legalidad

El tratamiento de los datos personales se realizará de conformidad con las normas aplicables.

5.2. Principio de finalidad

Los datos personales serán tratados para finalidades legítimas, concretas, explícitas e informadas al titular.

5.3. Principio de libertad

El tratamiento de los datos personales se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

5.4. Principio de veracidad o calidad

La información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

5.5. Principio de transparencia

BLACK BOX FILMS garantizará el derecho del titular a conocer la existencia de datos personales que le conciernan y el tratamiento que se realiza sobre ellos.

5.6. Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento de los datos estará sujeto a los límites establecidos en la Constitución y la ley. El acceso a la información estará restringido a las personas autorizadas o que tengan una finalidad legítima para acceder a ella.

5.7. Principio de seguridad

BLACK BOX FILMS adoptará medidas razonables para proteger los datos personales contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

5.8. Principio de confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales estarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con BLACK BOX FILMS, cuando corresponda.

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6. DATOS PERSONALES QUE PUEDE RECOLECTAR BLACK BOX FILMS

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Dependiendo de la relación o interacción con el titular, BLACK BOX FILMS podrá recolectar y tratar datos como:

• Nombres y apellidos.

• Tipo y número de documento de identidad.

• Fecha de nacimiento.

• Edad.

• Número de teléfono.

• Correo electrónico.

• Ciudad y datos de contacto.

• Información relacionada con tallas de vestuario y calzado.

• Estatura.

• Características físicas necesarias para procesos de casting y producción.

• Fotografías.

• Información relacionada con disponibilidad para participar en producciones.

• Información bancaria necesaria para realizar pagos.

• Información necesaria para procesos administrativos, de contratación, seguridad, aseguramiento y pagos.

• Información relacionada con la participación en producciones audiovisuales.

• Información contenida en comunicaciones, formularios y documentos entregados voluntariamente por el titular.

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BLACK BOX FILMS procurará recolectar únicamente los datos que sean necesarios, pertinentes y adecuados para las finalidades informadas.

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7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

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Los datos personales podrán ser tratados por BLACK BOX FILMS para las siguientes finalidades:

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7.1. Registro y administración de bases de datos

• Crear y administrar registros de extras, talentos, actores y participantes.

• Mantener actualizada la información de los titulares.

• Verificar y actualizar datos de contacto.

• Organizar información necesaria para procesos de casting y producción.

7.2. Procesos de casting y selección

• Identificar personas que puedan coincidir con los perfiles solicitados por clientes o producciones.

• Realizar procesos de preselección y selección.

• Presentar perfiles a clientes, productoras, directores, agencias, agencias de publicidad u otros terceros vinculados a una producción.

• Elaborar presentaciones, fichas o materiales de casting.

• Coordinar la participación de personas en producciones audiovisuales.

7.3. Convocatorias y comunicaciones

• Contactar a los titulares para informarles sobre convocatorias.

• Enviar información relacionada con fechas, horarios, lugares y condiciones de participación.

• Confirmar disponibilidad y asistencia.

• Enviar comunicaciones relacionadas con procesos de casting y producciones audiovisuales.

7.4. Gestión de producciones

• Organizar la participación de extras, talentos y demás participantes.

• Elaborar listados de personal para clientes, productoras, locaciones, equipos de producción y proveedores relacionados.

• Gestionar procesos de ingreso y control de personal.

• Coordinar información necesaria para la producción.

7.5. Seguridad, aseguramiento y requisitos administrativos

• Gestionar información necesaria para procesos de seguridad, aseguramiento y cobertura relacionados con la participación en producciones.

• Compartir la información estrictamente necesaria con las entidades, aseguradoras, clientes, productoras, locaciones o proveedores que requieran dicha información para una finalidad legítima relacionada con la producción.

7.6. Gestión de pagos

• Verificar la información necesaria para realizar pagos.

• Elaborar soportes y registros de pago.

• Gestionar información bancaria cuando sea necesario para realizar transferencias.

• Cumplir obligaciones contables, administrativas, tributarias y legales.

7.7. Gestión comercial y administrativa

• Gestionar relaciones con clientes, proveedores y contratistas.

• Atender solicitudes, peticiones, consultas y reclamos.

• Prevenir fraude, suplantación y usos indebidos de la información.

• Cumplir obligaciones legales y contractuales.

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8. TRATAMIENTO DE FOTOGRAFÍAS

Las fotografías proporcionadas por los titulares podrán ser utilizadas para:

• Procesos de casting.

• Preselección y selección.

• Elaboración de presentaciones de perfiles.

• Presentación de perfiles a clientes y productoras.

• Gestión de convocatorias.

• Coordinación de producciones audiovisuales.

Las fotografías serán tratadas únicamente para las finalidades autorizadas por el titular y dentro del marco de las actividades propias de BLACK BOX FILMS.

BLACK BOX FILMS procurará que la circulación de fotografías y perfiles se limite a las personas y entidades que tengan una finalidad legítima relacionada con los procesos de casting y producción.

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9. DATOS SENSIBLES

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BLACK BOX FILMS reconoce que ciertos datos personales pueden tener la calidad de datos sensibles conforme a la legislación aplicable.

En caso de que, para una finalidad específica, sea necesario solicitar información que pueda tener carácter sensible, BLACK BOX FILMS informará al titular sobre dicha circunstancia y sobre la posibilidad de no autorizar su tratamiento cuando la ley así lo permita.

BLACK BOX FILMS procurará no recolectar datos sensibles que no sean necesarios para una finalidad legítima, concreta y previamente informada.

Las fotografías y demás información relacionada con las características físicas de una persona serán tratadas únicamente cuando resulten pertinentes y necesarias para las finalidades informadas, especialmente en el contexto de procesos de casting y producción audiovisual.

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10. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

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BLACK BOX FILMS solicitará la autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales cuando sea legalmente exigible.

La autorización podrá obtenerse mediante medios físicos, electrónicos, digitales, formularios web, plataformas tecnológicas, mensajes u otros mecanismos que permitan demostrar que el titular otorgó su autorización.

La autorización deberá ser previa, expresa e informada cuando corresponda.

BLACK BOX FILMS conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas de acuerdo con sus procedimientos internos y las obligaciones legales aplicables.

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11. DERECHOS DE LOS TITULARES

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Los titulares de los datos personales tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento, cuando sea aplicable.

3. Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

4. Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.

5. Solicitar la supresión de sus datos cuando sea procedente.

6. Revocar la autorización otorgada, cuando sea legalmente procedente.

7. Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

8. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se ha presentado una infracción a las normas aplicables.

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12. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS

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Los titulares o sus causahabientes que deseen consultar la información personal que repose en las bases de datos de BLACK BOX FILMS podrán enviar una solicitud al correo:

blackboxfilmscol@gmail.com

La solicitud deberá incluir, en lo posible:

• Nombre completo del titular.

• Número de identificación.

• Descripción de la solicitud.

• Información de contacto para recibir respuesta.

BLACK BOX FILMS verificará la identidad del solicitante cuando sea necesario para proteger la información personal.

La respuesta se dará dentro de los términos establecidos por la legislación aplicable.

13. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS

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El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que considere que BLACK BOX FILMS ha incumplido las normas aplicables, podrá presentar un reclamo al correo:

blackboxfilmscol@gmail.com

El reclamo deberá incluir:

• Identificación del titular.

• Descripción de los hechos.

• Solicitud concreta.

• Documentos o pruebas que considere pertinentes.

• Datos de contacto para recibir respuesta.

BLACK BOX FILMS podrá solicitar información adicional cuando sea necesaria para verificar la identidad del solicitante o resolver adecuadamente la solicitud.

Los reclamos serán tramitados dentro de los términos establecidos por la legislación aplicable.

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14. TRANSMISIÓN Y CIRCULACIÓN DE DATOS

BLACK BOX FILMS podrá compartir o transmitir datos personales, cuando sea necesario y legítimo para las finalidades autorizadas, con:

• Clientes.

• Productoras.

• Directores.

• Agencias de publicidad.

• Locaciones.

• Aseguradoras.

• Proveedores relacionados con la producción.

• Entidades que requieran información para procesos administrativos, de seguridad, aseguramiento o pago.

• Proveedores tecnológicos que actúen como encargados del tratamiento.

La información compartida deberá limitarse a los datos necesarios para la finalidad correspondiente.

Cuando sea aplicable, BLACK BOX FILMS adoptará las medidas contractuales y de seguridad necesarias para proteger la información tratada por terceros encargados.

15. PROVEEDORES TECNOLÓGICOS

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BLACK BOX FILMS podrá utilizar herramientas tecnológicas para almacenar y gestionar datos personales, incluyendo plataformas de formularios, bases de datos, almacenamiento de archivos, automatización y gestión administrativa.

Los proveedores tecnológicos podrán actuar como encargados del tratamiento cuando procesen información por cuenta de BLACK BOX FILMS.

BLACK BOX FILMS procurará seleccionar herramientas que ofrezcan medidas razonables de seguridad y establecer controles adecuados para el acceso a la información.

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16. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

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BLACK BOX FILMS adoptará medidas razonables, técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos personales contra:

• Pérdida.

• Acceso no autorizado.

• Uso indebido.

• Alteración.

• Divulgación no autorizada.

• Destrucción indebida.

El acceso a la información estará limitado según las funciones y necesidades de las personas autorizadas.

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17. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

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Los datos personales serán tratados durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales, contables, administrativas o de otra naturaleza que resulten aplicables.

Cuando los datos ya no sean necesarios para las finalidades correspondientes y no exista una obligación legal o contractual que exija conservarlos, BLACK BOX FILMS podrá proceder a su supresión o anonimización, según corresponda.

18. MENORES DE EDAD

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BLACK BOX FILMS podrá tratar datos personales de menores de edad únicamente cuando ello sea necesario para una finalidad legítima relacionada con sus actividades y de conformidad con las normas aplicables.

Cuando corresponda, se solicitará la autorización del representante legal y se observarán las reglas especiales aplicables a la protección de los derechos de los niños, niñas y adolescentes.

El tratamiento deberá atender siempre su interés superior y el respeto de sus derechos fundamentales.

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19. ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA

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BLACK BOX FILMS podrá modificar o actualizar esta Política de Tratamiento de Datos Personales cuando sea necesario para adaptarla a cambios normativos, operativos o tecnológicos.

Las modificaciones serán comunicadas por los medios que resulten adecuados y estarán disponibles a través de los canales de comunicación de BLACK BOX FILMS.

20. VIGENCIA

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales entra en vigencia a partir de la fecha indicada en el encabezado y permanecerá vigente mientras BLACK BOX FILMS realice actividades de tratamiento de datos personales.

BLACK BOX FILMS S.A.S.
NIT 901.129.616-0
Correo: blackboxfilmscol@gmail.com

Fecha de actualización: [20/ 07 / 2026]